Un conseil syndical qui ne parvient plus à obtenir de réponses, des charges qui grimpent sans explication, un procès-verbal transmis avec trois mois de retard : le mécontentement à l'égard d'un syndic est l'une des situations les plus courantes en copropriété. Beaucoup de copropriétaires pensent alors qu'il suffit d'envoyer une lettre de résiliation, comme pour un abonnement téléphonique. C'est une erreur de méthode qui fait perdre du temps et parfois une année entière. Ce guide détaille la procédure de changement de syndic, les majorités et délais applicables, la portée réelle d'une lettre de résiliation syndic, un modèle de courrier directement utilisable, ainsi que les pièges à éviter au regard des règles issues de la loi ALUR.
Le mandat de syndic n'est pas un abonnement que l'on résilie
Le syndic exerce ses fonctions dans le cadre d'un contrat à durée déterminée voté en assemblée générale. Sa durée maximale est de trois ans, ramenée à un an lorsque le syndic, un de ses préposés, son conjoint ou un proche a participé, directement ou indirectement, à la construction de l'immeuble (article 28 du décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Depuis la loi ALUR (loi n°2014-366 du 24 mars 2014) et le décret n°2015-342 du 26 mars 2015, le contrat de syndic est un contrat type. Il fixe une rémunération forfaitaire pour la gestion courante, la liste limitative des prestations particulières facturables en supplément, et les modalités de fin de mandat. Ce contrat lie le syndicat des copropriétaires (la collectivité des copropriétaires, dotée de la personnalité juridique) et le syndic, pas chaque copropriétaire pris individuellement.
Cette distinction est décisive. Un copropriétaire isolé ne peut pas résilier le mandat du syndic. La décision appartient toujours à l'assemblée générale, seule compétente pour désigner et révoquer le syndic. La véritable question n'est donc pas « comment résilier », mais « comment faire voter par l'assemblée générale le changement de syndic ».
Deux voies existent :
- le non-renouvellement à l'échéance, en désignant un nouveau syndic pour la période suivante ;
- la résiliation anticipée du contrat en cours, plus encadrée et réservée à des situations précises.
Changer de syndic à l'échéance : la voie normale
Qui peut lancer la démarche
Trois acteurs peuvent enclencher le changement. Le conseil syndical, organe qui assiste et contrôle le syndic, est le mieux placé car il connaît les dysfonctionnements et négocie avec les candidats. Un copropriétaire seul le peut aussi, en demandant l'inscription d'une question à l'ordre du jour. Enfin, le syndic sortant lui-même inscrit généralement le renouvellement de son mandat, ce qui ouvre la discussion.
Imaginons une petite copropriété de vingt lots où le conseil syndical constate depuis deux ans des relances sans réponse et un budget prévisionnel voté en retard. À l'approche de l'échéance du mandat, il prépare la mise en concurrence et fait inscrire la désignation d'un nouveau syndic à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. C'est le scénario le plus fréquent et le plus sûr.
La mise en concurrence imposée par la loi ALUR
La loi ALUR a introduit une obligation de mise en concurrence à l'article 21 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965. Tous les trois ans, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic avant l'assemblée appelée à se prononcer sur la désignation. Concrètement, il faut solliciter plusieurs cabinets, comparer les honoraires forfaitaires, la liste des prestations particulières et leur tarif, la qualité du suivi proposé.
L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, de dispenser le conseil syndical de cette mise en concurrence. Mais l'esprit du texte reste clair : comparer avant de reconduire évite la reconduction machinale et la dérive des honoraires. Même sans conseil syndical constitué, un copropriétaire peut annexer à sa demande d'inscription un ou plusieurs contrats concurrents pour que l'assemblée dispose d'un vrai choix.
L'inscription à l'ordre du jour
Une assemblée générale ne peut voter que sur les questions figurant à l'ordre du jour. Faire élire un nouveau syndic suppose donc que sa désignation, avec le contrat correspondant, soit inscrite avant l'envoi de la convocation.
L'article 10 du décret du 17 mars 1967 permet à tout copropriétaire de notifier au syndic, à tout moment, les questions qu'il souhaite voir inscrites à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Le syndic est tenu de les inscrire. La notification se fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique lorsque le copropriétaire a donné son accord. Il faut joindre le ou les projets de contrat des syndics candidats, faute de quoi le vote de désignation serait fragile.
La résiliation anticipée du mandat en cours
Attendre l'échéance n'est pas toujours possible, par exemple face à un syndic qui n'exécute plus ses obligations. La loi ELAN (loi n°2018-1021 du 23 novembre 2018) et le contrat type encadrent la résiliation anticipée.
Lorsque le syndic manque gravement à ses obligations (défaut de convocation de l'assemblée annuelle, absence de tenue de la comptabilité, refus de communiquer les pièces au conseil syndical), le conseil syndical peut demander l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée de la résiliation du contrat. La décision de résilier se prend à la majorité de l'article 25, tout comme la désignation du remplaçant. Il est prudent de voter dans la même assemblée la résiliation de l'ancien contrat et la désignation du nouveau syndic, avec une date de prise d'effet cohérente, pour éviter toute vacance de gestion.
Le contrat type prévoit un préavis et une notification de la décision au syndic sortant. C'est ici que se matérialise véritablement la lettre de résiliation syndic : elle n'émane pas d'un copropriétaire isolé mais du syndicat, notifiée par le nouveau syndic ou le président du conseil syndical, et elle s'appuie sur une décision d'assemblée régulièrement adoptée. Une lettre envoyée sans vote préalable n'a aucune valeur juridique.
Le syndic peut, de son côté, démissionner en respectant le préavis contractuel. Il doit alors convoquer une assemblée pour permettre la désignation de son successeur, afin de ne pas laisser la copropriété sans représentant légal.
Le vote en assemblée générale : quelle majorité
La désignation du syndic relève de la majorité de l'article 25 de la loi de 1965, c'est-à-dire la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. On compte donc sur l'ensemble des tantièmes de la copropriété, pas seulement sur ceux des présents.
Cette majorité est parfois difficile à réunir dans les copropriétés à fort absentéisme. La loi prévoit une passerelle à l'article 25-1 : si le candidat n'obtient pas la majorité absolue mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple de l'article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance). Cette mécanique permet de désigner un syndic sans convoquer une nouvelle assemblée.
Un point de vigilance : mettre en concurrence deux ou trois candidats et soumettre chaque contrat à un vote distinct. L'assemblée choisit ainsi en connaissance de cause, et le procès-verbal doit mentionner clairement le syndic retenu, la durée du mandat et la date de prise d'effet.
Les délais à respecter : construire un rétroplanning
Le changement de syndic obéit à un calendrier précis qu'il faut anticiper de plusieurs mois.
- La convocation de l'assemblée générale est adressée aux copropriétaires au moins vingt et un jours avant la date de la réunion (article 9 du décret du 17 mars 1967), délai qui peut être allongé par le règlement de copropriété.
- La demande d'inscription à l'ordre du jour doit parvenir au syndic suffisamment tôt pour figurer dans cette convocation, donc en pratique plusieurs semaines avant l'assemblée annuelle.
- La mise en concurrence des contrats suppose de solliciter les cabinets et de recevoir leurs propositions, ce qui demande souvent un à deux mois selon leur réactivité.
- La prise d'effet du nouveau mandat est fixée par la résolution votée. Il est recommandé de la faire coïncider avec la fin du mandat en cours pour éviter tout chevauchement ou toute interruption.
Dans une copropriété dont l'assemblée annuelle se tient chaque printemps, un conseil syndical avisé engage la démarche dès l'automne : recueil des propositions concurrentes en fin d'année, demande d'inscription à l'ordre du jour en début d'année, vote au printemps, prise d'effet à l'échéance du mandat.
La passation entre l'ancien et le nouveau syndic
Une fois le nouveau syndic désigné, l'enjeu devient la transmission des documents et des fonds. L'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic sortant un échéancier strict :
L'ancien syndic transmet au nouveau syndic, dans un délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat.
Dans le mois qui suit l'expiration de ce premier délai de quinze jours, le syndic sortant transmet l'état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat. Dans les deux mois suivant ce même délai, il remet l'ensemble des pièces et documents nécessaires, notamment les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque.
En cas de retard, le nouveau syndic, ou le président du conseil syndical après mise en demeure restée infructueuse pendant quinze jours, peut saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé pour obtenir la transmission sous astreinte. Cette voie est efficace face à un ancien syndic qui bloque le dossier.
L'ouverture ou la reprise du compte bancaire séparé du syndicat mérite une attention particulière. Depuis la loi ALUR, le compte bancaire séparé au nom du syndicat est le principe. Le nouveau syndic doit s'assurer de récupérer le solde et de disposer des accès, sans quoi la gestion des charges se trouve paralysée.
Modèle de courrier de demande d'inscription à l'ordre du jour
Le courrier réellement utile n'est pas une « lettre de résiliation » adressée directement au syndic, mais la demande d'inscription à l'ordre du jour de la désignation d'un nouveau syndic, fondée sur l'article 10 du décret du 17 mars 1967. Voici un modèle à adapter.
Nom, prénom et adresse du copropriétaire Références du ou des lots concernés
Nom et adresse du syndic Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : demande d'inscription de questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale
Madame, Monsieur,
En ma qualité de copropriétaire de l'immeuble situé (adresse), et en application de l'article 10 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, je vous demande d'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale les questions suivantes :
- Présentation des contrats de syndic mis en concurrence, en application de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ;
- Désignation d'un nouveau syndic et approbation de son contrat, pour une durée de (préciser), avec prise d'effet au (date) ;
- Le cas échéant, résiliation du contrat du syndic en cours et fixation de la date de cessation de ses fonctions.
Vous trouverez ci-joint le ou les projets de contrat des syndics candidats, afin que l'assemblée puisse se prononcer en connaissance de cause.
Je vous remercie de bien vouloir confirmer la prise en compte de cette demande.
Fait à (lieu), le (date) Signature
Ce courrier peut aussi être adressé par un membre du conseil syndical ou par le président de ce dernier. Lorsque la démarche vise une résiliation anticipée pour manquements, il est utile de documenter précisément les défaillances (relances restées sans réponse, retards de convocation, absence de communication des pièces) dans un document annexé, pour éclairer le vote et anticiper une éventuelle contestation.
Les erreurs à éviter
La première erreur consiste à envoyer une lettre de résiliation individuelle au syndic en pensant mettre fin à son mandat. Aucun effet juridique : seul l'assemblée générale décide. Le syndic reste en fonction tant qu'aucun successeur n'a été régulièrement désigné.
La deuxième erreur est de négliger la mise en concurrence. Reconduire par habitude, sans comparer les honoraires et les prestations, prive la copropriété d'un levier d'économies et fragilise la démarche si un copropriétaire la conteste ensuite.
La troisième erreur touche au calendrier. Demander l'inscription à l'ordre du jour après l'envoi de la convocation condamne le projet : la question ne pourra pas être votée et il faudra attendre l'assemblée suivante, soit une année de plus avec le même syndic.
La quatrième erreur est de laisser une vacance de gestion. Voter la résiliation de l'ancien syndic sans désigner immédiatement son remplaçant expose la copropriété à une période sans représentant légal, pendant laquelle plus aucune dépense ne peut être engagée régulièrement. La désignation du nouveau syndic et la fin des fonctions de l'ancien doivent s'articuler sur des dates cohérentes.
La cinquième erreur consiste à sous-estimer la passation. Un procès-verbal parfait ne sert à rien si l'ancien syndic ne transmet ni les fonds ni les archives. Il faut suivre les délais de l'article 18-2 et, en cas de blocage, ne pas hésiter à mettre en demeure puis à saisir le juge des référés.
Conclusion
Changer de syndic n'est pas une formalité de résiliation, c'est une procédure de gouvernance de copropriété qui se gagne en amont. La clé n'est pas la lettre envoyée au syndic sortant, mais la préparation : mise en concurrence sérieuse des contrats, inscription en temps utile à l'ordre du jour, vote à la bonne majorité et articulation précise des dates de fin et de prise d'effet des mandats. La loi ALUR a donné aux copropriétaires les outils pour reprendre la main, à condition de respecter le calendrier et le formalisme.
Le conseil concret : ne raisonnez pas en « résiliation » mais en « désignation ». Engagez la mise en concurrence au moins trois à quatre mois avant l'assemblée annuelle, faites inscrire la désignation du nouveau syndic à l'ordre du jour par lettre recommandée, et sécurisez la passation en surveillant les délais de l'article 18-2. En cas de manquements graves justifiant une résiliation anticipée, faites-vous assister pour documenter les fautes et rédiger des résolutions incontestables, car un vote mal préparé peut être annulé et prolonger d'autant la présence du syndic contesté.
Questions fréquentes
Un copropriétaire seul peut-il changer de syndic ? Non. La désignation et la révocation du syndic relèvent exclusivement de l'assemblée générale, qui statue à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Un copropriétaire isolé peut en revanche déclencher la démarche en demandant, par lettre recommandée, l'inscription de la désignation d'un nouveau syndic à l'ordre du jour, sur le fondement de l'article 10 du décret du 17 mars 1967.
Quelle majorité faut-il pour désigner un nouveau syndic ? La majorité de l'article 25, soit la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Si le candidat n'atteint pas cette majorité mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la passerelle de l'article 25-1 permet un second vote immédiat à la majorité simple de l'article 24.
Faut-il attendre la fin du mandat pour changer de syndic ? Pas nécessairement. À l'échéance, il suffit de désigner un autre syndic. En cours de mandat, une résiliation anticipée est possible en cas de manquements du syndic à ses obligations, votée en assemblée à la majorité de l'article 25, avec un préavis et une notification prévus par le contrat type. Il est préférable de voter dans la même assemblée la fin des fonctions de l'ancien et la désignation du remplaçant.
Quel est le délai pour que l'ancien syndic transmette les documents ? L'article 18-2 de la loi de 1965 impose la remise de la situation de trésorerie, des fonds disponibles et des archives dans les quinze jours de la cessation des fonctions, puis l'état des comptes dans le mois suivant ce délai, et l'ensemble des pièces restantes dans les deux mois suivant ce même délai. En cas de retard, le juge des référés peut ordonner la transmission sous astreinte.
La mise en concurrence des contrats de syndic est-elle obligatoire ? La loi ALUR a inscrit à l'article 21 de la loi de 1965 une mise en concurrence par le conseil syndical tous les trois ans, avant l'assemblée appelée à désigner le syndic. L'assemblée peut en dispenser le conseil syndical par un vote à la majorité de l'article 25, mais la comparaison des offres reste vivement recommandée pour maîtriser les honoraires.
Une lettre de résiliation adressée au syndic suffit-elle à mettre fin à son mandat ? Non. Une lettre individuelle n'a aucun effet juridique sur le mandat. La fin des fonctions résulte soit de l'arrivée du terme sans renouvellement, soit d'une résiliation anticipée régulièrement votée en assemblée générale. La notification au syndic sortant n'intervient qu'après cette décision collective.
Que se passe-t-il si la copropriété se retrouve sans syndic ? Une vacance de gestion paralyse la copropriété, car plus aucune dépense ni acte ne peut être régulièrement engagé. Pour l'éviter, il faut articuler les dates de fin de l'ancien mandat et de prise d'effet du nouveau. À défaut de syndic, tout intéressé peut saisir le président du tribunal judiciaire pour faire désigner un administrateur provisoire.
